Nicht die gesamte Geschäftspost ändert sich gleichzeitig
Der Belastingdienst digitalisiert seine Post nach und nach. Die Entscheidung für digitalen Empfang bedeutet daher nicht, dass jeder geschäftliche Brief sofort ausschließlich online erscheint. Behalten Sie während der Umstellung auch die Papierpost im Blick. Legen Sie im Unternehmen fest, wo eingegangene Unterlagen gesammelt werden. So wird eine Nachricht nicht übersehen, weil sie über einen anderen Kanal eingegangen ist.
Hinterlegen Sie Ihre Präferenz im Unternehmensportal
In Mijn Belastingdienst Zakelijk, dem niederländischen Steuerportal für Unternehmen, finden Sie unter „Mijn gegevens“ die Einstellung „Voorkeuren voor post en e-mail“. Dort können Sie festlegen, möglichst viele Briefe digital zu erhalten. Tragen Sie anschließend die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein und bestätigen Sie diese mit dem zugesandten Code. Nach der Anleitung des Belastingdienst ist dieser Code 24 Stunden gültig. Die Registrierung ist erst nach der Bestätigung vollständig; die bloße Eingabe einer Adresse reicht nicht aus.
Eine E-Mail-Benachrichtigung beginnt die Bearbeitung
Die Benachrichtigung weist auf eine neue Nachricht hin. Lesen Sie die Nachricht selbst im Unternehmensportal und prüfen Sie, was verlangt wird, welche Frist gilt und welche Unterlagen nötig sind. Wählen Sie eine Benachrichtigungsadresse, die auch bei Abwesenheit überwacht wird. Eine ungelesene Mitteilung im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters kann zu versäumten Schritten führen.
Speichern Sie relevante Korrespondenz in der jeweiligen Akte und halten Sie fest, wer die weitere Bearbeitung übernimmt. So wird nachvollziehbar, dass eine Nachricht nicht nur empfangen, sondern auch geprüft wurde.
Vereinbaren Sie Zuständigkeiten mit Ihrem Steuerberater
Sie können jemanden bevollmächtigen, Steuerangelegenheiten und Einstellungen für Sie zu regeln. Besprechen Sie, welche Zugriffsrechte und Aufgaben die Vollmacht umfasst. Eine Vollmacht ersetzt nicht die Vereinbarung darüber, wer Nachrichten kontrolliert und weiterleitet. Stimmen Sie ab, wie sich Unternehmen und Berater über neue Schreiben, Rückfragen und Fristen informieren. Dadurch vermeiden Sie, dass beide Seiten davon ausgehen, die jeweils andere habe die Nachricht bereits bearbeitet.
Trennen Sie geschäftliche und persönliche Nachrichten
Geschäftliche Post steht in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Für persönliche Steuerpost ist außerdem die Berichtenbox, das digitale Postfach von MijnOverheid, relevant. Eine Einstellung im einen Portal regelt den Empfang im anderen nicht automatisch. Kontrollieren Sie bei der Einrichtung daher beide Umgebungen, soweit sie Ihre Situation betreffen.
Integrieren Sie die Nachrichtenkontrolle in Ihre festen Verwaltungsabläufe. Bestimmen Sie eine Vertretung, prüfen Sie den Eingang der Benachrichtigungen und ändern Sie Kontaktdaten, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Digitaler Empfang funktioniert erst dann zuverlässig, wenn Eingang, inhaltliche Prüfung und weitere Bearbeitung miteinander verbunden sind.
Weitere Informationen bei Oudshoorn
Quellen und Hintergrund
Veröffentlichung der ursprünglichen Quelle: — Accountant über digitale Steuerpost für Unternehmen.
