Een ontvangen termijn zegt niet hoeveel resultaat is verdiend
Bij langlopende opdrachten lopen uitvoering, facturatie en betaling vaak uiteen. Een voorschot kan al zijn ontvangen terwijl een groot deel van het werk nog moet worden uitgevoerd. Omgekeerd kunnen kosten zijn gemaakt en prestaties zijn geleverd voordat een volgende termijn mag worden gefactureerd.
Voor de jaarrekening moet daarom worden beoordeeld hoe het project volgens de toepasselijke grondslagen wordt verwerkt. De bankstand of het totaal van verzonden facturen biedt daarvoor geen zelfstandig antwoord. Contract en voortgang vormen samen het vertrekpunt.
Actualiseer de verwachte eindkosten
Een project dat bij aanvang winstgevend leek, kan door vertraging, prijsstijgingen of herstelwerk een ander resultaat krijgen. De oorspronkelijke begroting blijft dan niet zonder meer bruikbaar. Laat de projectverantwoordelijke toelichten welke werkzaamheden nog openstaan en wat die naar verwachting kosten.
Beoordeel meerwerk afzonderlijk. Dat er extra werkzaamheden zijn verricht, betekent niet altijd dat de klant ook een afdwingbare betalingsverplichting heeft aanvaard. Bewaar de opdrachtbevestiging en correspondentie waarmee de positie kan worden onderbouwd.
Leg verschillen tussen projectadministratie en grootboek uit
Projectsystemen bevatten soms uren tegen interne tarieven, terwijl de financiële administratie werkelijke kosten verwerkt. Ook kunnen algemene kosten anders zijn toegerekend. Zonder aansluiting is niet duidelijk of een verschil voortkomt uit een andere berekeningsmethode of uit ontbrekende boekingen.
Maak per materieel project een overzicht van contractwaarde, gemaakte kosten, nog te verwachten kosten, facturatie en ontvangen bedragen. Voeg de relevante onzekerheden toe. Daarmee kan de verwerking worden beoordeeld zonder verspreide gegevens opnieuw te verzamelen.
Een verlies op één project mag niet verdwijnen in het totaal
Een portefeuille kan per saldo winstgevend zijn terwijl een afzonderlijk project een aanzienlijk verwacht verlies heeft. De beoordeling moet daarom voldoende op projectniveau plaatsvinden. Een gunstige uitkomst op andere opdrachten maakt een tegenvaller niet automatisch irrelevant voor de jaarrekening.
Vraag bij een verslechterde prognose welke werkzaamheden nog kunnen worden aangepast en welke kosten al onvermijdelijk zijn. Leg de onderbouwing van de verwachting vast, inclusief het moment waarop nieuwe informatie bekend werd. Daarmee kan de financiële verwerking worden beoordeeld en krijgt het management tegelijk inzicht in de maatregelen die nog mogelijk zijn. De projectbespreking ondersteunt zo zowel verantwoording als het beperken van verdere verliezen.
Verliesverwachtingen verdienen vroeg aandacht
Een verwachte tegenvaller is niet alleen een onderwerp voor de jaarafsluiting. Zij kan gevolgen hebben voor capaciteit, financiering en overleg met de opdrachtgever. Zorg daarom dat projectrapportages ook gedurende het jaar een actueel beeld geven.
Bron en achtergrond: Onderhanden projecten in de jaarrekening.
