Geleverde zorg en ontvangen geld vertellen niet hetzelfde verhaal
Een zorgorganisatie kan prestaties hebben geleverd die nog niet zijn gedeclareerd of betaald. Tegelijk kunnen ontvangen voorschotten betrekking hebben op zorg die nog moet worden geleverd. Voor de jaarrekening moet daarom worden vastgesteld op welke periode en prestatie de bedragen betrekking hebben.
Een aansluiting tussen zorgregistratie, declaraties en financiële administratie maakt die verschillen zichtbaar. Zonder deze aansluiting kan omzet ontbreken, dubbel zijn opgenomen of in het verkeerde jaar terechtkomen.
Contractvoorwaarden kunnen de opbrengst begrenzen
Productieafspraken, plafonds en nacontroles kunnen invloed hebben op het bedrag waarop de organisatie aanspraak heeft. Niet iedere ingediende declaratie is daarmee zonder meer een definitieve opbrengst. Onderzoek welke voorwaarden gelden en welke informatie op balansdatum beschikbaar is.
Bespreek materiële onzekerheden met degene die de contracten beheert. Finance ziet vaak de bedragen, terwijl de inhoudelijke correspondentie elders wordt bewaard. Het jaardossier heeft beide nodig om de verwerking te onderbouwen.
Houd afwijzingen en correcties herkenbaar
Een afwijzing kan voortkomen uit een registratieprobleem, een formele onvolkomenheid of een inhoudelijk verschil over de prestatie. Die oorzaken hebben niet vanzelf dezelfde financiële gevolgen. Maak zichtbaar welke bedragen opnieuw worden ingediend en voor welke posten een verlies wordt verwacht.
Controleer na de jaarafsluiting ontvangen informatie op mogelijke betekenis voor de balansdatum. Een latere betaling of definitieve afrekening kan helpen om een eerdere schatting te beoordelen. De verwerking vraagt daarbij een toets aan de toepasselijke verslaggevingsregels.
Een definitieve afrekening moet terug te leiden zijn naar de schatting
Wanneer een zorgcontract later definitief wordt afgerekend, is het nuttig de uitkomst te vergelijken met het eerder opgenomen bedrag. Daardoor wordt zichtbaar of verschillen voortkomen uit nieuwe feiten, een registratiecorrectie of een minder nauwkeurige schatting. Die kennis kan de volgende jaarafsluiting verbeteren.
Bewaar daarom bij een schatting de gebruikte productiegegevens, contractvoorwaarden en gemaakte aannames. Een enkel afgerond bedrag maakt een latere vergelijking moeilijk. Spreek af wie definitieve afrekeningen volgt en hoe de financiële administratie daarover wordt geïnformeerd. Zo blijven openstaande posities zichtbaar totdat zij zijn afgewikkeld en kan de organisatie beter inschatten welke opbrengsten nog onzeker zijn en welke betalingen zij daadwerkelijk mag verwachten.
Bouw één dossier voor jaarrekening en verantwoording
Door dezelfde uitgangspunten te gebruiken voor jaarrekening en andere verantwoordingen worden onverklaarde verschillen voorkomen. Leg vast wie definitieve afrekeningen volgt en hoe correcties in een volgende periode worden verwerkt. Daarmee wordt de afsluiting niet alleen vollediger, maar ontstaat ook beter zicht op de opbrengstkwaliteit gedurende het jaar.
Bron en achtergrond: Het Jaar Verslagen en kwaliteit van verslaggeving.
