Bepaal eerst welke auto en welke gebruiker worden beoordeeld
Een sluitende rittenregistratie en duidelijke werkgeversafspraken blijven nodig om correcties te voorkomen.
Een auto in een eenmanszaak, een auto van de bv voor een DGA en een privéauto waarvoor zakelijke kilometers worden vergoed, volgen niet zonder meer dezelfde regels. Eigendom, terbeschikkingstelling en feitelijk gebruik vormen het vertrekpunt. Ook voertuiggegevens en relevante data kunnen het toepasselijke regime beïnvloeden.
Verzamel daarom de afspraken over gebruik en de gegevens van de auto. Een bedrag dat vorig jaar correct was, kan niet zonder controle worden hergebruikt voor een ander voertuig of een gewijzigde situatie.
Inkomstenbelasting en BTW zijn afzonderlijke beoordelingen
De verwerking van privégebruik voor de winst of loonheffingen geeft niet automatisch het antwoord voor de BTW. De BTW-aftrek en eventuele correctie hebben eigen voorwaarden. Ook woon-werkverkeer kan voor verschillende belastingmiddelen anders worden behandeld.
Een sluitend overzicht van kosten en gebruik helpt beide beoordelingen. Wij leggen vast welke informatie wordt gebruikt en welke methode passend is. Daarmee wordt voorkomen dat één berekening zonder nadere toelichting voor meerdere belastingmiddelen wordt overgenomen.
Bewijs moet gedurende het gebruik ontstaan
Als een fiscale positie wordt gebaseerd op het beperken of ontbreken van privégebruik, moet de onderbouwing daarvoor geschikt zijn. Achteraf een globale schatting maken geeft niet dezelfde informatie als een tijdig bijgehouden registratie. Bespreek daarom vooraf wat nodig is en wie de gegevens controleert.
Wijzigingen in bestuurder, gebruik of voertuig moeten herkenbaar worden vastgelegd. Bij een auto die eerst voorraad of demonstratieauto was, kan de overgang naar gebruik door een medewerker een nieuw beoordelingsmoment zijn.
Een sluitende rittenregistratie moet ook uitzonderingen verklaren
Bij een auto die afwisselend zakelijk en privé wordt gebruikt, zijn niet alleen de gebruikelijke ritten relevant. Denk ook aan vervangend vervoer, een wijziging van bestuurder of een periode waarin de auto bij de garage staat. De administratie moet voldoende duidelijk maken welke auto op welk moment ter beschikking stond en hoe het gebruik is onderbouwd.
Controleer of agenda, kilometerstanden en eventuele ritgegevens elkaar ondersteunen. Een registratie die pas aan het einde van het jaar wordt samengesteld, kan onverklaarde verschillen bevatten. Spreek daarom een regelmatig controlemoment af. Dat maakt het eenvoudiger om een ontbrekende rit te herstellen zolang de feiten nog bekend zijn en voorkomt dat een uitzondering de beoordeling van een heel jaar bemoeilijkt.
Bron en achtergrond: Belastingdienst – Veranderingen inkomstenbelasting 2026.
