Fiscale ruimte is niet hetzelfde als een nieuwe arbeidsafspraak
De verhoging werkt terug tot 1 januari 2026 en kan correcties in de salarisadministratie vragen.
De verruimde onbelaste kilometervergoeding betekent niet dat iedere werkgever zonder meer een hogere vergoeding verschuldigd is. De arbeidsovereenkomst, cao of bestaande regeling bepaalt wat aan de medewerker is toegezegd. Lees die afspraak voordat een salariscomponent wordt aangepast.
De verhoging kan wel aanleiding zijn om het beleid opnieuw te bekijken. Daarbij horen de kosten voor de werkgever, de betrokken kilometers en de manier waarop een eventuele nabetaling wordt onderbouwd.
| Eerdere verwerking | Herstel volgens de Belastingdienst | Vanaf wanneer? |
|---|---|---|
| € 0,23 of minder per kilometer vergoed | De extra € 0,02 mag bij een volgende loonbetaling onbelast worden vergoed. | Met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. |
| Meer dan € 0,23; meerdere als belast loon verwerkt | Corrigeer de loonaangifte per aangiftetijdvak en verlaag het loon met € 0,02 per kilometer. | Met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. |
| Meerdere als eindheffingsloon verwerkt; 80% eindheffing betaald | Verreken de eindheffing over die € 0,02 in een volgende loonaangifte. | Met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. |
De eerdere verwerking bepaalt hoe herstel plaatsvindt
De Belastingdienst onderscheidt verschillende situaties. Het maakt uit of eerder een lager bedrag is vergoed, een deel als belast loon is verwerkt of eindheffing is toegepast. Dezelfde algemene correctie past daarom niet bij iedere werknemer en iedere periode.
Breng eerst de bestaande regeling en loonverwerking in kaart. Bewaar de berekening van de betrokken kilometers en bedragen. Voor bijzondere afspraken, zoals uitruil van loon, moet ook worden bekeken hoe de regeling daadwerkelijk is vastgelegd en uitgevoerd.
Controleer kilometers, perioden en reeds betaalde bedragen
Een nabetaling moet aansluiten op wat al is vergoed. Gebruik dezelfde brongegevens als bij de oorspronkelijke declaratie of vaste vergoeding en onderzoek wijzigingen in werkpatroon. Anders kan een fiscale verruiming leiden tot een onjuiste dubbele vergoeding.
De medewerker heeft baat bij een heldere toelichting op de salarisstrook of begeleidende communicatie. Maak duidelijk welke periode wordt gecorrigeerd en of het gaat om een eenmalige aanpassing of een wijziging voor toekomstige maanden.
Een fiscale verruiming wijzigt de arbeidsvoorwaarde niet vanzelf
Een hoger onbelast maximum betekent niet automatisch dat iedere werkgever het afgesproken kilometerbedrag moet verhogen. De arbeidsovereenkomst, cao en het vergoedingsbeleid bepalen welke aanspraak de medewerker heeft. De fiscale ruimte en de arbeidsrechtelijke afspraak moeten daarom naast elkaar worden gelezen.
Als de werkgever met terugwerkende kracht een aanvulling wil betalen, zijn betrouwbare kilometergegevens en een duidelijke periodeafbakening nodig. Controleer wat al is vergoed en hoe het aanvullende bedrag in de salarisadministratie wordt vastgelegd. Informeer medewerkers over de gekozen ingangsdatum en berekening. Zo ontstaat geen verschil tussen de aangekondigde regeling, declaraties en het bedrag op de loonstrook, en kan de werkgever de extra kosten vooraf in de begroting opnemen.
Bron en achtergrond: Belastingdienst – Verhoging onbelaste kilometervergoeding.
