De werkkostenregeling is geen afzonderlijk potje
De werkkostenregeling bepaalt hoe een werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers fiscaal kan behandelen. De Belastingdienst onderscheidt daarbij onder meer loon, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en aangewezen vergoedingen in de vrije ruimte. Die routes hebben elk eigen voorwaarden. Een fiets van de zaak, een thuiswerkvergoeding, een personeelsfeest en een vergoeding voor een opleiding vragen daarom niet automatisch om dezelfde verwerking.
De feitelijke regeling en de administratie moeten overeenkomen
De fiscale kwalificatie volgt niet alleen uit de naam van een regeling. Van belang is wat de werkgever daadwerkelijk vergoedt of verstrekt, aan wie dat gebeurt en welk bewijs beschikbaar is. Een werkgever die een vergoeding als gerichte vrijstelling verwerkt, moet dus ook kunnen onderbouwen dat aan de voorwaarden van die vrijstelling is voldaan. Zonder die aansluiting kan een post alsnog als loon of als eindheffingsloon worden aangemerkt.
Aanwijzen vraagt om een bewuste keuze
Een vergoeding of verstrekking die in de vrije ruimte wordt ondergebracht, moet de werkgever als eindheffingsloon aanwijzen. Daarbij geldt ook de gebruikelijkheidstoets: de vergoeding mag niet ongebruikelijk hoog zijn in vergelijking met wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Leg daarom bij nieuwe of afwijkende arbeidsvoorwaarden vast waarom de gekozen behandeling passend is en op welk moment die keuze is gemaakt.
Controleer gedurende het jaar, niet alleen in december
De vrije ruimte wordt berekend over het fiscale loon van alle werknemers. Overschrijding leidt tot eindheffing. Wie pas bij de laatste salarisrun inventariseert welke kosten in de vrije ruimte terecht zijn gekomen, heeft weinig ruimte om een fout in beleid, declaraties of salarisverwerking nog te herstellen. Een periodieke controle maakt zichtbaar welke regelingen oplopen en welke nieuwe afspraken vooraf beoordeeld moeten worden.
- Leg beleid en fiscale behandeling vast
- Laat declaratie- en salarisproces aansluiten
- Monitor de vrije ruimte periodiek
- Beoordeel nieuwe regelingen vóór invoering
De jaarafsluiting is het controlemoment, niet het startpunt
Aan het eind van het kalenderjaar moet de werkgever de aangewezen posten, de beschikbare vrije ruimte en een eventuele overschrijding definitief vaststellen. Dat lukt alleen wanneer arbeidsvoorwaarden, declaraties, grootboekrekeningen en loonadministratie dezelfde fiscale indeling gebruiken. De uitleg van de Belastingdienst over de werkkostenregeling biedt het uitgangspunt; de concrete toepassing blijft afhankelijk van de feiten en de vastgelegde afspraken van de werkgever.
Bron en achtergrond: Belastingdienst: wat is de werkkostenregeling?.
