Een bestaand klantbestand is niet automatisch een belbestand
Organisaties moeten kunnen aantonen wanneer telefonisch contact met consumenten is toegestaan.
Bij telefonische benadering moet worden beoordeeld welke regels gelden voor de ontvanger en het doel van het gesprek. Het enkele feit dat contactgegevens eerder zijn verkregen, geeft niet vanzelf toestemming voor iedere nieuwe campagne. De oorsprong en reikwijdte van toestemming verdienen daarom een afzonderlijke controle.
Breng de verschillende doelgroepen in kaart voordat een campagne begint. Zakelijke contacten, natuurlijke personen en specifieke rechtsvormen kunnen een andere beoordeling vragen. Een algemene aanduiding als zakelijke klant is daarbij niet altijd voldoende.
De herkomst van toestemming moet terug te vinden zijn
Een vinkje in het klantensysteem zegt weinig zonder informatie over het moment en de tekst waarmee toestemming is gevraagd. Bewaar wat de betrokkene kon verwachten en hoe een keuze kan worden ingetrokken. Een gewijzigde campagne kan buiten het bereik van een eerdere toestemming vallen.
Wanneer een externe partij belt, moeten verantwoordelijkheden en gegevensuitwisseling duidelijk zijn. Uitbesteding van de uitvoering neemt de noodzaak van een juiste juridische basis niet weg.
Verkoopproces en privacy-informatie samen bijwerken
Een nieuwe regel raakt mogelijk formulieren, belscripts, CRM-instellingen en instructies aan medewerkers. Die onderdelen moeten hetzelfde uitgangspunt gebruiken. Controleer ook hoe verzoeken om niet meer te worden benaderd worden verwerkt en of de informatie tijdig bij iedere betrokken partij komt.
Het is verstandig een kleine selectie van klantdossiers te volgen van eerste contact tot campagne. Daarmee wordt zichtbaar of de vastgelegde toestemming werkelijk aansluit op de manier waarop wordt gebeld.
Toestemming moet ook bij een overdracht terug te vinden zijn
Wanneer contactgegevens worden aangeleverd door een campagnebureau of andere partij, moet duidelijk zijn op welke basis de onderneming de persoon mag benaderen. Een lijst met namen en telefoonnummers geeft daarover geen uitsluitsel. Vraag welke informatie beschikbaar is over herkomst, datum en omvang van de toestemming of een andere toepasselijke grondslag.
Zorg bovendien dat een afmelding in de gebruikte systemen wordt verwerkt. Het heeft weinig zin een bezwaar in één bestand vast te leggen als een ander team dezelfde persoon vervolgens opnieuw benadert. Leg verantwoordelijkheden en terugkoppeling vast in de afspraken met dienstverleners. Daarmee sluiten campagne, juridische voorwaarden en de feitelijke benadering beter op elkaar aan.
Bron en achtergrond: KVK – Nieuwe wetten en regels vanaf 1 juli 2026.
