Het startmoment bepaalt welke regels moeten worden vergeleken
Bij de expatregeling, vaak aangeduid als de 30%-regeling, kan overgangsrecht grote invloed hebben op de uitkomst. Daarvoor zijn de eerste toepassing, de looptijd van de beschikking en eventuele onderbrekingen van belang. Een algemeen percentage op een website geeft daarom onvoldoende basis om iedere werknemer hetzelfde te behandelen.
In 2025 en 2026 bedraagt het forfait onder voorwaarden maximaal 30%. Voor 2027 is een wijziging voorzien, met overgangsrecht voor bepaalde bestaande situaties. De concrete behandeling moet worden getoetst aan de regeling en beschikking die voor de werknemer gelden.
Bewaar meer dan alleen de beschikking
Het personeelsdossier moet ook de relevante startdatum, arbeidsovereenkomst en gegevens voor de salarisvoorwaarden bevatten. Een beschikking is belangrijk, maar neemt niet weg dat gedurende de toepassing aan de voorwaarden moet worden voldaan. Veranderingen in loon of werkzaamheden kunnen daarom aandacht vragen.
Bij een overstap naar een andere werkgever moet tijdig worden beoordeeld welke aanvraag of voortzetting nodig is. De oude verwerking zonder controle kopiëren kan ertoe leiden dat een onjuiste ingangsdatum of resterende looptijd wordt gebruikt.
Verschillende onderdelen hebben hun eigen overgangsregels
Een wijziging van het maximale vergoedingspercentage hoeft niet hetzelfde tijdpad te hebben als een wijziging van een andere fiscale faciliteit voor expats. Beoordeel de loonheffingen en de persoonlijke aangifte daarom in samenhang, maar wel per afzonderlijke regeling.
Maak voor de medewerker duidelijk op welke onderdelen de uitleg betrekking heeft. Een verwachting over het netto salaris kan anders worden verward met een conclusie over de gehele Nederlandse belastingpositie.
Een einddatum moet vóór de betreffende salarisperiode worden opgevolgd
Een beschikking met een beperkte looptijd vraagt een zichtbaar opvolgmoment. Als de regeling eindigt, moeten de relevante instellingen en afspraken tijdig worden beoordeeld. Wachten op een signaal van de medewerker kan ertoe leiden dat de oude verwerking nog een of meer maanden doorloopt.
Neem de einddatum daarom op in het personeels- en salarisproces, met een verantwoordelijke voor de controle. Bespreek vooraf wat het einde betekent voor het netto inkomen en eventuele aanvullende afspraken. Bewaar de berekening en communicatie. Daarmee weten werkgever en medewerker welke wijziging wordt verwacht en kan de eerste loonstrook na afloop worden gecontroleerd op basis van dezelfde uitgangspunten.
Laat de salarisinrichting aansluiten op het individuele dossier
Een overzicht met beschikking, einddatum en te bewaken wijzigingen helpt om de regeling consequent toe te passen. Plan een nieuwe beoordeling vóór een relevante overgang of contractwijziging. Daarmee worden werkgever en medewerker tijdig voorbereid op een verandering in kosten of netto inkomen.
Bron en achtergrond: Kennisgroep over 30%-regeling.
