Een sluitende administratie is het vertrekpunt, niet het eindproduct
Een saldibalans bevat de geboekte bedragen, maar nog niet alle beoordelingen die voor een jaarrekening nodig zijn. Denk aan waardering van bezittingen, volledigheid van verplichtingen, periodeafgrenzing en toelichtingen. Ook feiten die niet rechtstreeks uit een boeking blijken kunnen relevant zijn.
Bij het opstellen van de jaarrekening wordt daarom nagegaan of de administratie de economische werkelijkheid voldoende weergeeft binnen de toepasselijke grondslagen. Een technisch kloppende balans kan nog steeds een onvolledig beeld geven als bijvoorbeeld een verplichting buiten de administratie is gebleven.
Specificaties maken bedragen verklaarbaar
Voor belangrijke posten is een aansluiting nodig die laat zien waaruit het saldo bestaat. Bij leningen horen afspraken over looptijd, rente en aflossing; bij vaste activa een overzicht van investeringen en afschrijvingen. Een los totaalbedrag biedt onvoldoende houvast om de verwerking te beoordelen.
Besluiten en overeenkomsten horen bij het jaardossier
Dividend, leningen binnen de groep en wijzigingen in eigendom kunnen zowel de cijfers als de toelichting beïnvloeden. De juridische documentatie moet daarom aansluiten op de financiële verwerking. Een betaling met de omschrijving ‘dividend’ is op zichzelf geen volledig besluitdossier.
Waar nodig stellen wij ook notulen van de algemene vergadering op voor vaststelling van de jaarrekening en andere relevante besluiten. De inhoud volgt uit de werkelijke situatie en de toepasselijke vereisten, zodat besluiten en administratie elkaar niet tegenspreken.
Gebeurtenissen na balansdatum kunnen nog uitleg vragen
Na het einde van het boekjaar kan informatie beschikbaar komen over een bestaande vordering, claim of verplichting. Ook kunnen nieuwe gebeurtenissen van belang zijn voor het beeld dat de jaarrekening geeft. Welke verwerking of toelichting nodig is, hangt af van de aard en het moment van de gebeurtenis.
Spreek daarom af dat de cliënt relevante ontwikkelingen tot de afronding meldt. Denk aan een belangrijke klant die niet betaalt, een juridische afwikkeling of een grote wijziging in financiering. De informatie moet vervolgens worden beoordeeld binnen de toepasselijke verslaggevingsregels. Zo blijft de jaarrekening verbonden met de feiten die bij het opmaken bekend zijn en wordt zij niet uitsluitend een weergave van het grootboek op één datum.
Van concept naar deponering blijft één dossier leidend
Na bespreking van het concept worden correcties verwerkt en worden de definitieve stukken voorbereid. Wij bewaken de termijnen, verzorgen waar passend de uitstelstukken en deponeren de jaarrekening voor onze cliënten. Een uitstelbesluit moet wettelijk mogelijk zijn en door de bevoegde vergadering worden genomen.
Bij groepsstructuren verzorgen wij ook complexe consolidaties en de specificaties voor een externe accountantscontrole. De externe accountant voert de controle uit en geeft zijn eigen verklaring af. De cliënt blijft verantwoordelijk voor tijdige, volledige en juiste informatie, zodat iedere betrokken partij op dezelfde feiten kan werken.
Bron en achtergrond: Gestructureerd de jaarrekening opstellen.
