De beoordeling begint bij de vergoeding zelf
De werkkostenregeling wordt vaak besproken als een berekening van de vrije ruimte. Daar gaat een andere vraag aan vooraf: wat voor vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ontvangt de medewerker? Afhankelijk van de omstandigheden kan sprake zijn van intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering of loon dat anders moet worden behandeld.
Een boeking op de rekening personeelskosten geeft het fiscale antwoord niet. De aanleiding, voorwaarden en feitelijke uitvoering van de voorziening zijn bepalend. Verzamel daarom de informatie op het moment dat een regeling wordt ingevoerd.
Aanwijzen vraagt een herkenbare administratieve keuze
Voor toepassing van de vrije ruimte is van belang of en hoe loon als eindheffingsloon is aangewezen. Die keuze moet passen binnen de regels en uit de administratie kunnen blijken. Achteraf alle personeelskosten in één overzicht zetten is niet altijd voldoende om een eerdere behandeling te onderbouwen.
Spreek af wie nieuwe arbeidsvoorwaarden fiscaal beoordeelt voordat zij worden toegezegd. HR, salarisadministratie en financiële administratie hebben daarin ieder een rol. Een duidelijke werkwijze voorkomt dat dezelfde vergoeding bij verschillende medewerkers anders wordt verwerkt.
Volg de vrije ruimte tijdens het jaar
Een jaarlijkse controle kan te laat komen om nog rekening te houden met geplande uitgaven. Maak daarom periodiek zichtbaar welke bedragen zijn aangewezen en welke grotere verstrekkingen nog worden verwacht. Gebruik daarbij de relevante fiscale loonsom en de percentages van het juiste jaar.
Een kerstpakket, personeelsevenement of bonus kan op een ander moment worden betaald dan waarop de verplichting is afgesproken. Onderzoek welk moment voor de fiscale verwerking geldt en voorkom dat bedragen dubbel of in het verkeerde jaar worden opgenomen.
Een personeelsevenement kan uit verschillende onderdelen bestaan
Bij een evenement kunnen locatie, deelnemers en soorten kosten van belang zijn voor de fiscale behandeling. Een factuur met één totaalbedrag geeft niet altijd genoeg informatie. Vraag zo nodig een uitsplitsing en leg vast voor wie het evenement wordt georganiseerd en welke activiteiten plaatsvinden.
Bespreek de beoordeling voordat de toezegging aan medewerkers definitief is. De werkgever kan dan de volledige kosten overzien, inclusief een eventuele fiscale last. Na afloop moet worden gecontroleerd of de uitvoering overeenkomt met het beoordeelde plan. Een gewijzigde locatie of andere deelnemersgroep kan immers nieuwe vragen oproepen. Zo blijft de toepassing van de werkkostenregeling gebaseerd op de feiten en niet alleen op het oorspronkelijke budget.
Bewaar de onderbouwing per soort voorziening
Voor een gerichte vrijstelling kunnen voorwaarden gelden die niet uit de factuur blijken. Denk aan het doel van een opleiding of de omstandigheden rond vervoer en verblijf. Bewaar die informatie bij de regeling of declaratie.
Bron en achtergrond: Complexiteit zit doelmatigheid WKR in de weg.
