Beschikbare vrije ruimte is niet de enige voorwaarde
Een werkgever kan niet iedere beloning zonder verdere beoordeling onderbrengen in de werkkostenregeling. Ook de gebruikelijkheidstoets speelt een rol bij het aanwijzen van loon als eindheffingsloon. De aard en omvang van een vergoeding en de omstandigheden waaronder zij wordt toegekend zijn daarbij relevant.
Het enkele feit dat er nog vrije ruimte beschikbaar is, beantwoordt die vraag niet. Vooral bij bijzondere bonussen of beloningen aan een beperkte groep medewerkers verdient de onderbouwing vooraf aandacht.
Vergelijk de beloning met de juiste omstandigheden
Een reguliere kostenvergoeding heeft een ander karakter dan een grote incidentele bonus. Beoordeel daarom wat wordt beloond, wie ervoor in aanmerking komt en hoe vergelijkbare situaties worden behandeld. Een algemene verwijzing naar wat ‘gebruikelijk in de markt’ zou zijn, is zonder verdere informatie weinig overtuigend.
Leg de zakelijke aanleiding en de gemaakte afspraken vast. Dat helpt niet alleen bij de fiscale beoordeling, maar ook bij de uitleg aan medewerkers en de aansluiting met het arbeidsvoorwaardenbeleid.
Maak onderscheid tussen afspraak en fiscale verwerking
Een netto toezegging aan een medewerker kan andere kosten voor de werkgever opleveren dan een bruto afspraak. Wanneer de beoogde fiscale behandeling niet mogelijk blijkt, moet duidelijk zijn wie dat verschil draagt. Die vraag hoort bij voorkeur vóór de toezegging te worden beantwoord.
Salarisadministratie heeft daarvoor de volledige afspraken nodig. Een losse betaalopdracht zonder context maakt het lastig om de juiste looncode, inhouding of eventuele eindheffing te bepalen. Tijdige afstemming voorkomt herstelwerk achteraf.
Een bonus voor de DGA vraagt dezelfde zorgvuldige onderbouwing
Wanneer een bijzondere beloning aan een DGA of een kleine groep leidinggevenden wordt toegekend, moet de werkgever de fiscale behandeling afzonderlijk beoordelen. Een bestaande verwerking van personeelsvoorzieningen kan niet zonder meer voor een andere soort beloning worden overgenomen.
Leg de aanleiding, omvang en vergelijking met andere beloningen vast. Bespreek ook de gevolgen wanneer de beoogde verwerking niet mogelijk blijkt. Die afweging hoort vóór de betaalopdracht plaats te vinden, zodat afspraken en totale werkgeverskosten duidelijk zijn. Door de keuze te verbinden aan de concrete beloning blijft zij uitlegbaar en wordt voorkomen dat beschikbare vrije ruimte als enige argument voor de fiscale behandeling wordt gebruikt.
Beoordeel uitzonderingen vóór de salarisrun
Bij een periodieke controle kijken wij ook of een eenmalige uitzondering inmiddels een terugkerende regeling is geworden. Een verandering in frequentie of doelgroep kan aanleiding zijn voor een nieuwe beoordeling. Zo blijft de fiscale behandeling aansluiten op de feitelijke beloningspraktijk en kan de werkgever de totale kosten van een voorstel beter overzien.
Bron en achtergrond: Belastingdienst verduidelijkt gebruikelijkheid binnen WKR.
