Inwerkingtreding en toepasselijkheid vallen niet samen
De Europese AI-verordening trad op 1 augustus 2024 in werking. De verschillende verplichtingen worden gefaseerd van toepassing. De Europese Commissie beschrijft inmiddels ook aangepaste termijnen voor onderdelen van de regels voor hoogrisicosystemen. Voor een organisatie is daarom niet één algemene startdatum bepalend, maar de combinatie van toepassing, rol en soort verplichting.
Sinds augustus 2026 gelden onder meer nieuwe transparantievereisten. Of een specifieke toepassing daaronder valt, vraagt beoordeling aan de hand van de actuele regels. Een intern overzicht moet dus meer bevatten dan alleen de melding dat de onderneming ‘AI gebruikt’.
Begin bij de toepassingen die medewerkers werkelijk gebruiken
Inventariseer waarvoor systemen worden ingezet, welke gegevens daarin terechtkomen en wie beslissingen neemt op basis van de uitkomst. Een schrijfhulpmiddel heeft een andere functie dan software die sollicitanten beoordeelt of een beslissing over dienstverlening ondersteunt.
Neem ook functies mee die in bestaande software zijn toegevoegd. De inzet van AI begint niet altijd met een afzonderlijk inkoopbesluit. Medewerkers kunnen een nieuwe mogelijkheid gebruiken terwijl contracten, instructies en verantwoordelijkheden nog op de oude situatie zijn gebaseerd.
Contracten moeten aansluiten op de rol van de organisatie
De positie van aanbieder, importeur of gebruiker kan gevolgen hebben voor de verplichtingen. Lees daarom wat de leverancier levert, welke documentatie beschikbaar is en hoe wijzigingen worden gemeld. Een commerciële productomschrijving biedt daarvoor niet altijd voldoende duidelijkheid.
Daarnaast blijven privacy, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendom relevant. Het voldoen aan één regelstelsel betekent niet dat alle andere vragen daarmee zijn beantwoord. Bij gevoelige bedrijfsinformatie moet duidelijk zijn welke verwerking is toegestaan en welke beperkingen gelden.
Een leveranciersupdate kan de toepassing wezenlijk veranderen
Software krijgt regelmatig nieuwe functies. Wanneer een bestaande toepassing ineens aanbevelingen doet, inhoud genereert of beoordelingen ondersteunt, kan de eerdere inventarisatie onvolledig worden. Vraag daarom hoe leveranciers zulke wijzigingen aankondigen en wie binnen de organisatie besluit of de nieuwe functie wordt gebruikt.
Een praktische werkwijze koppelt inkoop, ICT en de verantwoordelijke afdeling. Zij bespreken welke gegevens worden verwerkt, wie de uitkomst beoordeelt en wat gebruikers moeten weten. Leg ook vast wanneer aanvullende juridische of technische beoordeling nodig is. Daarmee kan de onderneming wijzigingen gecontroleerd invoeren en blijft duidelijk waarom een toepassing voor een bepaald doel geschikt wordt geacht en welke grenzen daarbij zijn afgesproken.
Maak menselijk toezicht uitvoerbaar
Een instructie om uitkomsten te controleren werkt alleen wanneer medewerkers weten waarop zij moeten letten en wanneer zij moeten stoppen of escaleren. Leg de grenzen van het gebruik vast en zorg dat afwijkingen kunnen worden gemeld. Bij wijzigingen in het systeem moet worden beoordeeld of de bestaande werkwijze nog past.
Bron en achtergrond: AI Act enters into force.
